Совещания в деятельности руководителя

клип арт: круглый стол, за ним 10 человечков с ноутбуками

Деловые совещания как форма организации работы выполняют различные задачи: установление взаимодействия между партнерами  или членами рабочего коллектива, управление процессом и персоналом, сбор информации или обмен информацией, планирование, проектирование и анализ деятельности, генерирование идей, поиск решения вопросов, принятие коллективных решений, контроль за выполнением поручений.

Организация и проведение совещаний

Организация и проведение совещания лежит на руководителе, его умение выстроить совещание грамотно, сделать его полезным, продуктивным базируется на нескольких правилах:

  • Правило цели. Обязательна четкая и ясная постановка цели каждого совещания (этому способствует, во-первых, повестка, присланная заранее и поясняющая задачу каждому участнику, во-вторых, оглашение этой цели в начале и в финале работы совещания).
  • Правило экономии времени. Время должно стать непререкаемой ценностью для всех участников совещания (для этого время заседания лучше оговорить заранее и определить лимит для каждого высказывающегося).

Есть мнение, что если назначить совещание на 10:24 или 11:37, то участники реже будут опаздывать.

  • Правило мотивации. Организатору совещания, который, несомненно, имеет свою мотивацию для проведения совещания, желательно иметь представление о том, какая мотивация есть у каждого приглашенного, несмотря на то, кто приглашен на совещание: равные ему руководители или подчиненные.
  • Правило адресного приглашения. Для того чтобы совещание не превращалось в формальное и бесполезное заседание, необходимо приглашать именно тех участников, которые будут способствовать решению вопроса (конструктивное количество участников 6-8 человек). Обширные собрания решают формальные вопросы и требуют иных и подхода, и подготовки.

кадр из фильма 12 разгневанных мужчин

  • Правило адекватного метода. Форма и метод работы совещания должен соответствовать цели и способствовать решению поставленных цели и задач.

Формы совещаний

Руководитель, управляющий компанией, отделом, который видит в совещаниях средство взаимодействия с сотрудниками, найдет нужные механизмы для организации оптимальной работы через различные формы совещаний. Любой руководитель не только имеет право,  но и должен доверить проведение некоторых совещаний сотрудникам, компетентным в данном вопросе, подобное делегирование полномочий избавит его от лишних обязанностей, но и будет способствовать самоорганизации коллектива.

Существует несколько форм совещаний, каждая из которых может решить узкие или, наоборот, широкие задачи. Выбор подходящий формы – главное требование к организатору совещания.

Традиционная форма подачи материала – доклад – удобна для начального или финального информирования о деятельности компании, отдела, сотрудника.

Несмотря на то, какой материал излагает докладчик:

  • описывает проблемную ситуацию или вопрос,
  • представляет проект,
  • презентует новую форму работы,
  • читает отчет о завершившемся проекте,
  • очерчивает причины неудачного проекта,

к нему предъявляются одинаковые требования: соблюдение регламента (желательно не более 7 минут), наличие наглядности (таблицы, схемы, презентации), выигрышно выглядят те доклады, автор которых подготовил материалы, которые можно было бы изучить заранее, а также автор доклада должен быть готов и к дополнительным вопросам, критике и обсуждению деталей.

женщина у доски с гистограммой

Обмен мнениями – более сложная форма работы с точки зрения организации, построенная на обмене информацией, возможной дискуссии, поиске решения. Обмен мнениями позволяет видеть целостную картину, разноречивые позиции, так как каждый из участников по очереди должен выказать свое мнение по поводу. Лимит выступления ограничен 2-3 минутами, поэтому подготовка каждого выступающего должна быть более внимательной: необходимо сообщить не только позицию, но и веские аргументы в её защиту.

Обсуждение – это форма совещания, которая обычно сочетается с докладом или обменом мнениями, если обмен мнениями требует высказаться всех участников совещания, то в обсуждении могут участвовать те, у кого есть конкретные вопросы, критика. Для одного или двух участников обсуждения спорные моменты могут потребовать детального разбора, тогда возможна дискуссия, чтобы вопрос оказался решенным.

Другая совместная форма поиска решений – мозговой штурм. Он отличается возможной хаотичностью в поиске идей, формулировании возможных решений и безоценочной позицией по отношению к каждой идее. Основная задача мозгового штурма – генерирование идей, даже самых абсурдных и невозможных. Практикуется в творческой среде, имеет массу секретов проведения, но может стать полезным и в деловом офисе, чтобы создать непринужденную атмосферу при поиске ответов на нестандартные вопросы. Он требует серьезной подготовки организатора, верного окончания, которое бы хаос мыслей привело к оптимальному и продуктивному решению вопроса.

коллаж: 2 картинки, где люди совещаются и схема с загоревшейся лампочкой, символом идеи

Планерка – это такая форма совещания, которая основной целью ставит четкое планирование и контроль за исполнением распоряжений. Организатором в данном случае выступает руководитель для подчиненных. Особенность их проведения – регулярность, соблюдение субординации, жесткость требований и краткость. Другая форма, близкая к планерке, –  мотивационное совещание, основная задача которого – психологически настроить сотрудников на работу, в ходе подобного совещания также раздаются роли и описываются задачи. Мотивационные совещания нередко опираются на нематериальную мотивацию сотрудников.

Мнение из сети: 1. Сотрудники нередко ждут порицания или поощрения, чтобы начать работать.

Эффективное совещание

Выделают 2 типа коммуникации на совещании: эффективный и экспрессивный.

Условия эффективного типа коммуникации: установление ролевого типа взаимодействия участников и результативность. Если участники видят в совещании продуктивную работу, то спокойно и адекватно выполняют роли модератора, секретаря, докладчика и признают роль руководителя совещания. Роль руководителя совещания может взять на себя начальник, так и любой член коллектива, тогда на его плечи ложатся управление совещанием и конечное решение.

Результатом совещания являются не только документ (приказ, распоряжение, протокол), но и действия сотрудников на основе выработанного в ходе совещания плана работы, а также управленческое решение. Не стоит забывать и о неком психологическом мнении участников совещания, удовлетворенности, неудовлетворенности совещанием. Правильные задачи, представления о способах и методах их решения, плюс верная мотивация – главный результат успешного совещания.

Мнение из сети: Если начальник будет помогать менеджерам зарабатывать, то есть станет их постоянным коучем, тренером, то они будут посещать планерки и совещания с удовольствием.

Неэффективное совещание

Деструктивный вариант совещаний основан на экспрессивном типе коммуникации, когда бурная дискуссия не приводит к ощутимым результатам, а обсуждение вопроса перерастает в нездоровую критику или выяснение отношений, производственный или личный конфликт.

совещание, руководитель на столе в позе лотоса, сотрудники спорят

Экспрессивный тип коммуникации построен не на ролевом типе коммуникации, а на личностном, это возникает при неверном выборе формы совещания, неясных задачах, ошибочном подборе участников совещания, в этом случае не профессиональные задачи, а личностные становятся ключевыми: прояснение личных отношений, удовлетворение личных амбиций, решение личных проблем (вместо проблем команды). Возможное манипулирование руководителем совещания – опасное следствие подобного типа взаимодействия.

Иными словами, чаще всего конфликты возникают именно в результате неудачного управленческого решения, а хороший менеджмент улучшит работу и установит атмосферу сотрудничества внутри компании.

Сергей Филиппов о секретах проведения совещаний

Для каждой сферы деятельности вырабатывается свой ритм и требования к проведению совещаний, но сверхцелью каждой из форм является стратегическое планирование, мотивация каждого члена коллектива, предоставление возможности быть услышанным, улучшение взаимодействия между сотрудниками.