На прием с рассадкой, согласно этикета приглашения список приглашенных готовят заблаговременно, что объясняется необходимостью составить план размещения гостей за столом.
На дипломатические официальные приемы гостям направляют соответствующие приглашения, которые могут быть полностью или частично напечатанными. Для менее официальных мероприятий допускается отправка приглашений, полностью написанных от руки. Независимо от вида приглашения всегда пишется от третьего лица. Официальный протокол считает возможным передать его по телефону или телеграфу.
Приглашение на официальные мероприятия всегда печатаются на белоснежной («off white») бумаге черной краской. В последнее время при изготовлении приглашений среди всех стилей написания букв предпочтение отдается рукописным стилям.
Полностью напечатанные приглашения используют для особых мероприятий — очень больших или формальных, официальных приемов. Считается, что такие приглашения демонстрирует особое уважение к приглашенным (они же являются и самыми дорогими). В полностью напечатаном приглашение от руки вписывается только имя гостя и, при необходимости, его жены.
Если хозяином приема является высокопоставленное лицо (глава государства, премьер-министр, спикер парламента, посол государства и т.д.), приглашение может иметь вверху изображение герба страны или печать офиса должностного лица (например, премьер-министра). Существует практика, согласно которой на приглашениях на мероприятия, происходящие на государственном уровне, используется изображение государственного герба, печати офиса должностного лица, выполнены золотой краской, а на пригласительных рабочие завтраки, ланчи, другие менее официальные мероприятия — не цветное выпуклое изображение герба или печати. Все приглашение от имени президента страны имеют золотое изображение государственного герба или президентской печати.
Частично печатные приглашения могут использоваться для любого вида принятия, по любому поводу и для любой даты и времени. Приглашение такого рода могут направляться для ланчей, чая, коктейлей и т.п..
Частично печатные приглашения дешевле, чем печатные полностью, и поэтому они активно используются лицами и учреждениями, которые часто организуют различные протокольные мероприятия. Необходимая информация (вид приема, дата, день, время и место проведения) вписывается от руки черными чернилами соответственно конкретного мероприятия.
Существуют общие требования этикета приглашения к приглашений всех видов. Если мероприятие устраивается в честь определенного официального лица, высокого гостя или в честь национального праздника, соответствующая информация указывается вверху приглашения или, если допускает размер, в самом тексте. В том случае, когда соответствующая фраза слишком длинная, печатается отдельная карточка, которая прикрепляется к приглашению.
Приглашение, которое направляется почетному гостю, не объясняет причину мероприятия, а содержит надпись «То Remind» или «Pour Memoire» (PM).
Обычно, все приглашения, в частности приглашение на прием по рассадкой гостей, обязательно в нижнем левом углу содержат буквы R. S. V. Р. — просьба ответить. Ниже возможно уточнение — «Regrets only» — сообщить только в случае невозможности присутствовать. Такая просьба отсутствует на приглашении, которое направляется почетному гостю, с которым обязательно достигается предварительная договоренность о его присутствии, и таким образом приглашение в таком случае является напоминанием о мероприятии. Если ответ ожидается по телефону, его номер пишется под просьбой дать ответ.
В приглашении, как правило, указывается форма одежды, предусмотренная для конкретного мероприятия. Это может быть:
— Повседневная одежда. Такая форма определяется словами: «informai», «tenue de ville», «undress» (характерно для Великобритании);
-Смокинг. В дипломатическом и официальном протоколе для такой формы используется определение «black tie». Возможно также, для полуформальных мероприятий, «dinner dress», «tuxedo»;
— Фрак. В приглашениях такая форма определяется как «white tie». Возможно также «tenue de soire», «evening dress», «decorations» и просто «tails».
Если в приглашении форма одежды не указана, считается, что в таком случае организаторы предполагают неформальную, повседневную одежду. В такой ситуации следует уточнить форму одежды накануне приема.
Приглашение на прием могут быть переданы по телефону. Как только получается согласие на приглашение по телефону, сразу же отправляется соответствующее напечатано или написано от руки напоминания. Может быть оно направлено также и телеграфом. Приглашение на официальные мероприятия, переданы телеграфом, дублируются напечатанными. Ответ на приглашение такого рода дается также телеграфом или по телефону.
Приглашение на прием рассылаются заранее. Минимальный срок — за неделю до проведения мероприятия. Правда, такая рассылка может привести к нежелательным последствиям — многочисленных отказов в связи с тем, что ранее уже были приняты приглашения на те или иные меры, оскорбления со стороны некоторых запрашиваемых, которые могут подумать, что о них вспомнили в последний момент, когда кто-то, кого пригласили раньше, отказался.
Оптимальное время рассылки приглашений — за две-три недели, в случае организации особо важного мероприятия — за четыре недели.
Зависимости от конкретных обстоятельств приглашения направляются с курьером, реже почте (должностным лицам, выдающимся деятелям рекомендуется всегда передавать с курьером).
Во всех случаях, когда в приглашении есть буквы К. в. V. Р. или слова «просьба ответить», необходимо как можно скорее дать ответ о возможности или невозможности присутствовать. Как водится, ответ дается в течение 1-2 дней после получения приглашения. Если лицо, которое приглашают, не уверена в том, сможет ли она присутствовать, лучше отказаться сразу, чем сделать это в последний момент. Задержка ответа на приглашение ставит организаторов в сложное положение том, что они не могут принять решение о рассадки за столом, а также не могут пригласить кого-то другого. Это и заставляет организаторов напоминать о необходимости дать ответ. Вообще же не ответить на приглашение — серьезная ошибка.
Если супругов отказывается от приглашения из-за отсутствия супруга в городе или в связи с получением раньше другого приглашение одного из них, он или она должен известить об этом организаторов, и тогда возможно отправке приглашения одному — тому, кто свободен на время приглашения .
Считается абсолютно приемлемым как для мужчины, так и для женщины ответить согласием на приглашение, направленное для обоих, и самому — самой прийти на коктейль, обед-буфет, «а-ля фуршет», если это является желательным и когда на его или ее присутствие рассчитывают организаторы.
По приглашению, поступающих от имени главы государства, необходимо дать ответ в течение 24 часов с момента его получения. По приглашению, переданное по телеграфу, следует ответить немедленно также по телеграфу или по телефону. Существует лишь несколько ситуаций, когда возможен отказ принять приглашение от имени главы государства. Это — смерть члена семьи, болезнь приглашенного, свадьба члена семьи, отсутствие приглашенного в столице, в стране в день проведения соответствующего мероприятия.
Более правильным считается ответить на приглашение письмом или открыткой, передачей визитную карточку. В некоторых странах ответ визитной карточкой считается нетактичным, особенно когда речь идет об официальном приглашении.
Ответ на приглашение пишется от руки черными чернилами на белой бумаге, размер которого примерно такой, как размер приглашение. Ответ дается от третьего лица. Приглашение на прием с рассадкой направляется каждому персонально и старшинство гостей определяется по рангу каждого, поэтому направлять на официальный завтрак, обед, ланч вместо себя другое лицо не разрешается. Такая замена возможна только с согласия организаторов.
Важным моментом в протоколе и этикете приглашений на дипломатические официальные приемы являются вопрос о возможности или невозможности просьбы прислать приглашение. Считается недопустимым просить приглашение себя на какие мероприятия. Официальное лицо может попросить приглашение коллеги или для лица, занимающего высокую должность. Дипломатический работник может в случае, если коллега или выше официальное лицо из его страны проезжает через столицу на место новой аккредитации, попросить своих коллег из дипломатического корпуса включить гостя в список на официальные или дипломатические меры, на которые список приглашенных не имеет ограничений.
