Техника делового письма

Деловая документация — это главный вид регулирования организационной деятельности компании для фиксации и передачи важной информации.

При помощи документов возможна не только координация деловых отношений внутри одной организации, но и связь с контролирующими органами, партнерами и общественностью. Соблюдение канонов делового письма, прежде всего, говорит о престиже компании.

Для крупных компаний характерно составление специальных инструкций, указывающих порядок документооборота и ответственных лиц. Основным формальным средством по-прежнему остается бланковая форма. Неоспоримым преимуществом выступает то, что должностное лицо заполняет установленный документ, экономя при этом время.
Безусловно, роль переписки в деловой сфере крайне велика. Нужно помнить, что при написании делового письма нужно руководствоваться следующими принципами:

  • полнота и достоверность изложения;
  • объективный характер предоставляемых сведений;
  • краткость и лаконичность письма;
  • отсутствие излишних рассуждений;
  • серьезный тон изложения, отсутствие предвзятости, грубости и иронии;
  • оперирование логическими средствами оценки ситуации;
  • фактическое обоснование своей позиции.

Виды делового письма:

  • Требующие ответа (просьба, обращение, предложение, запрос, требование)
  • Не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные письма)

Этика делового письма

Этика делового письма - важность наличия "живой" подписиНеуважительный тон всегда ощущается вашим оппонентом. Послание такого рода формирует отрицательное отношение как к предмету разговора и автору письма. Профессионалы советуют большое внимание обращать на тон документа. Особенно это относится к написанию писем, содержащих отказ. Подробно уделим внимание этике делового письма на примере письма-отказа. Для начала, необходимо сформулировать причины отказа и обоснование своей позиции, и только потом перейти к констатации факта. Используйте следующие обороты: «Ваш запрос не может быть удовлетворен по причине…»; «К сожалению, мы вынуждены ответить отказом на Вашу просьбу»; «Глубоко сожалеем, но удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным».

Помните, что формулируя отказ, вы должны остерегаться потерять партнера или заказчика.
План ответа — отказа на письмо, содержащее просьбу или предложение:

  • полное повторение просьбы или запроса (оппонент должен быть уверен, что вы полностью поняли условия и суть письма);
  • причины, объясняющие отказ, а также подготавливающие адресата к отрицательному ответу;
  • сам отказ в вежливой форме.

Язык делового письма

Владение техникой делового письма возможно при наличии специальных знаний и навыков, приобретенных в результате многолетнего опыта. Примите к сведению несколько советов специалистов:

  • для объяснения предмета письма используйте простые слова, при этом не обедняйте язык, если общение затрагивает специализированные области, использование терминологии будет Вашим преимуществом;
  • используйте больше глаголов, а не прилагательных, это поможет тексту быть динамичным и понятным;
  • избегайте длинных предложений;
  • переход от одной фразы к другой должен быть логическим и плавным;
  • проверяйте письмо на слух;
  • употребляйте минимум местоимений.

Оформление делового письмаОформление делового письма на компьютере

При составлении делового письма принято использовать фирменные бланки с эмблемой и реквизитами фирмы, которые в обязательном порядке должны включать ее организационную форму, полное название, почтовый адрес, телефон, факс и банковские реквизиты.

Деловые письма пишутся на одной стороне листа с нумерацией арабскими цифрами. При написании соблюдаются все формальные правила, такие как отступ, красная строка, полуторный интервал и один вид и размер шрифта. Помните, что грамотно отформатированный текст всегда будет вашим преимуществом. Содержание документа — это главный признак успеха, но в той же степени важно его оформление, как внешнее выражение ваших мыслей, перенесенное на бумагу.

Письменная речь требует большого словарного запаса и умения логически соединять фразы и обосновывать свою позицию. Овладев техникой делового письма, вы наладите отношения с коллегами и партнерами, а также приобретете много новых знакомств и сможете возродить давние дружеские отношения.