Если вы звоните

Если  вы звоните

В данном разделе делового этикета будут рассмотрены правила и действия если вы звоните.

Планируйте телефонные разговоры. Под рукой жела­тельно иметь запись основных вопросов, которые необходимо обсудить, фактов и цифр, которые могут понадобиться для разговора.

Составляйте список лиц, с которыми нужно связаться. Де­лать звонки рекомендуется в первой половине дня: в послеобе­денное время не так велика вероятность того, что вы застанете нужного вам человека на рабочем месте. Старайтесь не откла­дывать на потом трудные разговоры.

Если вы звоните, набрав номер и услышав ответ, начните разговор с при­ветствия: «Здравствуйте» или «Добрый день». Далее сде­лайте небольшую паузу, чтобы собеседник мог ответить на ваше приветствие. Затем представьтесь, сообщите название своей фирмы. Если тот, кто поднял трубку на другом конце линии, не назвал своей фамилии, ни своего учреждения или фирмы, то разговор следует строить по такой схеме: «Это фирма «Омега»? (Ответ: «Да»). Это Петренко. Здрав­ствуйте. (Ответ: «Добрый день»). Будьте добры, при­гласите Ивана Семеновича». Просьбу соединить вас с начальником рекомендуется заканчивать словом «спасибо», как будто вы даже не допускаете мысли, что ваша просьба не бу­дет выполнена,

Не обсуждайте интересующие вас вопросы с некомпе­тентными или не обладающими соответствующими полномо­чиями людьми. Даже если секретарь очень вежлива и пред­упредительна, лучшее, что она может для вас сделать, это свя­зать с тем, кто принимает решения. Рекомендуется говорить: «Это слишком сложно объяснить. Мне нужен лично Иван Семенович». Если секретарь не сдается, повторяйте эту фразу снова и снова. Добавляйте при этом: «Это крайне важно».

Не воспринимайте как пренебрежение к вам такую фразу абонента: «Я сейчас очень занят. Прошу перезвонить ми­нут через двадцать». Вы выбрали для звонка удобное для себя время, а у вашего собеседника в данный момент вполне могут быть срочные дела.

Иногда (например, если вам не известен режим работы человека, которому вы звоните, или абонент — очень уважае­мый и занятой человек) уместно спросить в начале разгово­ра: «Простите, есть ли у вас время для разговора со мной?»

Во время разговора записывайте наиболее существенные моменты. Сделать конспект разговора и хранить его в папке проще, чем держать в памяти. А главное — надежнее.

Допустим, вы позвонили человеку, который попросил вас об этом, но в момент звонка не оказался на месте или не смог подойти к телефону. В такой ситуации нужно попросить передать этому человеку, что вы звонили и сообщить номер телефона, по которому с вами можно связаться, а также — в какое время.

Многие бизнесмены, закончив деловую часть разговора, расслабляются и заводят беседу на тему погоды, спорта, поли­тики или семейной жизни. Вполне возможно, что деловой парт­нер не прочь поговорить на эти темы. Но все-таки обязательно нужно сперва осведомиться, расположен ли абонент продол­жать разговор, есть ли у него для этого время и желание.

Не рекомендуется звонить людям домой по служебным вопросам. Не следует звонить после десяти часов вечера.

«Повисшие звонки» — грубое нарушение правил делово­го этикета. Если изменились обстоятельства, и деловая необ­ходимость в звонке, о котором вы договорились, отпала, все равно нужно позвонить, извиниться и сообщить, что вопрос уже решен.

Тот, кто начал разговор, должен первым его и заканчи­вать. Женщина имеет право закончить разговор независимо от того, была ли она его инициатором.

И тем, кто звонит, и тем, кому звонят, следует помнить: в те­лефонном общении, как ни в каком другом, важно, чтобы речь была правильной. Следите за интонацией, произношением, громкостью, точнее подбирайте слова. Многословие вредит не только имиджу, но и кошельку. Будьте лаконичны, вежливы и доброжелательны.

Читать далее — телефонные переговоры