Этикет руководителя

Этикет руководителя

Каким должен быть этикет руководителя будет рассмотрено в данном разделе делового этикета.

Входя в свой офис, учреждение, аудиторию, руководитель должен приветствовать находящихся в помещении, особенно женщин и сотрудников, которые старше его по возрасту.

Прием посетителей

Принимая посетителя согласно этикету, руководителю не обязательно вставать. Достаточно жестом пригласить посетителя сесть. Однако, принимая женщину или пожилого человека, воспитанному, ин­теллигентному чиновнику следует выйти из-за стола и прово­дить посетителя к стулу или креслу.

Руководитель, ведущий прием посетителей, может варьиро­вать свое поведение, местонахождение в кабинете в зависимости от ранга и цели визита посетителя.

Вот несколько таких вариантов.

Официальная форма общения

Хозяин кабинета, согласно этикета руководителя, сидя за рабочим столом, отвечает на привет­ствие посетителя и приглашает его сесть перед своим столом. Время приема, характер общения и его итоги определяет хозяин кабинета.

Неофициальная форма общения

Характеризуется равенством прав на порядок обмена ин­формацией. Здесь время встречи зависит от взаимной догово­ренности обеих сторон. При входе посетителя, хозяин кабинета отвечает на его приветствие, выходит из-за стола и приглашает его в зону коллегиальной работы, а сам садится напротив него.

Ярко выраженная форма общения

Характеризуется полной открытостью, готовностью ко внима­нию. По этикету руководитель встречает посетителя, стоя в центре помеще­ния, а после обмена приветствиями приглашает его сесть в кресло за журнальным столиком.

Большинство руководителей серьезно озабочены тем, чтобы уменьшить количество времени, затрачиваемого на прием посе­тителей. Время — деньги, а между тем, существует категория людей, которые могут просто так, от нечего делать, от неуемно­го желания пообщаться и привлечь внимание к собственной персоне, заходить в кабинет чиновника и отнимать у него время пустыми разговорами. Такие «пожиратели» рабочего времени — бич для руководителей.

Для руководителей, которые ценят свое время, разработано немало методов этикета, с помощью которых можно уменьшить наплыв посетителей. Вот некоторые из них.

  • Поручите своему секретарю заблаговременное согласование и соблюдение сроков и дат.
  • Приходите сами в помещение, где работают ваши подчинен­ные, чтобы дать им возможность задать вопросы. Гораздо проще самому попрощаться и уйти, чем пытаться любезно выпроводить собеседника из своего кабинета.
  • Установите определенные часы приема для своих сотрудни­ков (например, «Петренко — 14 до 15 часов»).
  • Письменный стол в кабинете поставьте так, чтобы он не был виден в открытую дверь, это поможет вам избежать потенци­альных посетителей.
  • И, наконец, главное: покончите с мифом «открытой двери»! Держите дверь в свой кабинет открытой лишь тогда, когда вы готовы принимать посетителей, закрывайте дверь, если хотите, чтобы вам не мешали!

Имеются также проверенные способы сокращения време­ни, затрачиваемого на прием одного посетителя, причем — без ущерба для интересов фирмы и своего авторитета, и одновре­менно — интересов посетителя. Главное — как можно быстрее уяснить суть вопроса (предложения, просьбы и т. д.). Для этого могут пригодиться полезные рекомендации известного пси­холога Н.М. Власовой. Некоторые из них приведены ниже.

  • Внимательно слушайте посетителя. Используйте для этого «позу» контакт глаз, мимику, дистанцию, расположение по диагонали или рядом, но не строго напротив. Настоятельно рекомендуется эмоционально поддерживать посетителя, ког­да он излагает свою проблему (кивать, поддакивать, время от времени доброжелательно произносить: «Я вас слушаю», «продолжайте»). Побольше уточняйте, спрашивайте: «Если я вас правильно понял, то…», «Вы имеете в виду…», «То есть, вы считаете…» и т. п.
  • Уточните факторы, от которых зависит выбор решения и раз­работайте вариант решения. Вариант решения, его детали лучше подыскивать вместе с посетителем. Для руководителя это и легче, и быстрее, тем более, что в противном случае по­сетитель, вероятно, будет отвергать предложенные ему вари­анты, навязанные извне, придуманные не им. После того, как посетитель изложит суть вопроса, обязательно поинтересуй­тесь, как он представляет себе его решение. Если посетитель настроен агрессивно или напряжен, попробуйте изменить его отрицательные эмоции на положительные. Этого можно до­биться, проявляя терпение, уважение, доброжелательность, признание. Не рекомендуется успокаивать взволнованного по­сетителя, повторять: «Прощу вас, не волнуйтесь», «Успокой­тесь». Настойчивые попытки успокоить могут усилить на­пряженность. Для снятия психологической напряженности и состояния повышенной тревожности гораздо более эффек­тивно проявить искреннее уважение, обратиться за советом или просьбой, сделайте завуалированный комплимент, под­черкнуть какие-либо достоинства или заслуги посетителя. В этой ситуации также стоит сказать: «Что бы вы сделали на моем месте, подскажите». Попробуйте предложить посе­тителю изложить его просьбу с другой позиции.

Прием своих сотрудников, в отличие от посторонних, упо­рядочить несложно. Для этого руководитель может, например, установить конкретные часы приема для каждого сотрудника. В эти часы можно обсудить с ним все дела, которые накопились за определенный период.

Время, затрачиваемое на прием сотрудников, целесообразно также сокращать, регулярно проводя совещания по рабочим и управленческим проблемам.

Если посетитель, пришедший на прием, не покидает каби­нет, а загруженный работой руководитель торопится, можно использовать один из следующих методов:

  • Выскажите обобщающее или завершающее замечание.
  • Закончите деловую часть разговора, перейдя к пустой болтовне.
  • Посмотрите на наручные часы или сделайте так, чтобы про­звучал запрограммированный сигнал.
  • Покажите, что вам скучно.
  • Встаньте.
  • Проводите своего посетителя к двери.
  • Начните читать свои бумаги в то время, когда посетитель продолжает говорить.
  • Договоритесь со своим секретарем о том, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующей встрече.
  • Во время дискуссии говорите несколько энергичнее и быстрее.
  • Сообщите своему визитеру до разговора и перед его заверше­нием, что вас ожидают другие посетители, и ваше время ограничено.

В данном разделе были приведены основные методы этикета руководителя.

Читать далее — Деловые совещания