Делегирование является необходимым управленческим приемом для любого руководителя. При грамотном распределении полномочий можно достичь больших результатов. Однако, делегирование требует соблюдения ряда условий, которые помогут избежать ошибок и оптимизировать рабочий процесс.
Понятие делегирования полномочий
В классическом понимании делегирование означает передачу задания, ответственности, части властных полномочий другому исполнителю. Обычно оно сопровождается одновременным предоставлением средств для достижения поставленных целей и контролем качества полученных результатов. Делегирование полномочий является управленческим приемом для эффективных руководителей и может принести значительные успехи, при соблюдении определенных правил.
Эта возможность часто расценивается, как навязываемая сотрудникам дополнительная работа. Спешим разуверить, делегирование — это долгосрочная основа для распределения обязанностей.
Рассмотрим его признаки, делегирование — это:
- передача какого-либо задания, ответственности, части властных полномочий;
- определение цели перед подчиненным, с передачей ему средств и возможностей для ее реализации и постоянным мониторингом за процессом исполнения и результатами;
- базис для распределения обязанностей;
- основная работа (а не дополнительная), поручаемая сотруднику.
Особенности делегирования полномочий
Существует два вида передачи полномочий: вертикальный и горизонтальный.
- Вертикальное делегирование — передача прав и обязанностей вниз по уровням организации;
- Горизонтальное делегирование — передача права принимать решения сотрудникам, не являющимися руководителями в данной структуре.
Как правило, делегированию подлежат такие виды работы, как:
- документационная и рутинная работа;
- деятельность, требующая специализации;
- малозначительные и частные вопросы;
- подготовительная деятельность.
В то же время, существует совокупность некоторых управленческих задач, которые могут найти решение только в лице руководителя. Выполнение таких задач, обладает высокой степенью риска, содержит вопросы стратегической важности, либо обладает долей конфиденциальности. Такие решения должны быть приняты с учетом авторитета руководителя.
Часто, к таким вопросам относятся:
- Принятие важных для организации решений;
- Установление целей и перспективных направлений компании;
- Выработка политики предприятия;
- Осуществление руководства сотрудниками;
- Задачи с высоким уровнем риска;
- Дела, исключительной компетентности;
- Вопросы, имеющие доверительное свойство.
Принципы, правила и степени делегирования полномочий
Делегирование для эффективного управления должно основываться на определенных принципах, а именно:
- Уровень исполнения и действия, которые нужно выполнить должны быть четко определены;
- Время исполнения и отчет о результатах обязательно должно устанавливаться начальником;
- Коллектив или конкретный сотрудник, на которого возлагаются обязанности необходимо вовремя информировать о всем объеме работы;
- Подчиненные должны быть информированы в срок по поводу всех переданных полномочий;
- Руководитель обязан оценивать сроки и результаты достижения желаемой цели;
- Делегирование необходимо организовывать последовательно, а не стихийно;
- Сотрудники должны иметь свободную возможность выбора заданий.
Для грамотного построения системы делегирования, каждый начальник обязан соблюдать некоторые особенности и правила при руководстве:
- Информированность своих заместителей и сотрудников о передаче полномочий;
- Лояльность по отношению к подчиненным;
- Поддержка и взаимопонимание с субъектом делегирования;
- Оказание необходимого содействия на исполнителя;
- Предоставление подчиненному свободы в принятии решений;
- Ограничение контролирующих полномочий в отношении сотрудника;
- Своевременное получение информации о ходе выполняемой работы.
Степени передачи полномочий различаются по следующим основаниям:
- Полное делегирование. В этом случае подчиненный выполняет объем работы полностью и несет за нее ответственность перед руководящим составом;
- Ограниченное делегирование. Сотрудник, которому поручено задание выполняет работу, только в очерченных рамках, а ответственность за итоги несет вместе с непосредственным начальником;
- Нулевое делегирование. Подчиненный выполняет делегированную работу, однако ответственность за нее несет руководитель;
- Обратное делегирование. Получив задание, сотрудник передает пакет полномочий своему начальнику.
Причины нежелания делегирования полномочий
Существуют вполне оправданные риски, согласно которым руководитель может опасаться делегировать свои полномочия заместителям и другим сотрудникам. Начальствующий состав может осознать нежелание передавать свои задания другим подчиненным по нескольким причинам, самые актуальные из них — это:
- Отсутствие доверия подчиненному;
- Боязнь получения отрицательных результатов работы;
- Неумение правильно распределять работу;
- Понимание собственной незаменимости и уверенность в том, что никто больше не в силах исполнять обязанности руководителя.
В то же время, подчиненные могут высказать нежелание получать дополнительные задания по причинам:
- Боязнь критики от руководителя за ошибки в процессе работы;
- Отсутствие исчерпывающей информации, объясняющей выполнение задания;
- Неуверенность в своих силах;
- Отсутствие мотивации для принятия ответственности за дополнительные задания.
Таким образом, секрет эффективного руководителя заключается в том, чтобы грамотно распределять обязанности между сотрудниками и следить за организацией трудового процесса. При этом, начальник должен взять на себя ответственность за достижение поставленных целей и применять методы мониторинга и контроля за осуществлением трудовой деятельности.