Деловая документация — это главный вид регулирования организационной деятельности компании для фиксации и передачи важной информации.
При помощи документов возможна не только координация деловых отношений внутри одной организации, но и связь с контролирующими органами, партнерами и общественностью. Соблюдение канонов делового письма, прежде всего, говорит о престиже компании.
Для крупных компаний характерно составление специальных инструкций, указывающих порядок документооборота и ответственных лиц. Основным формальным средством по-прежнему остается бланковая форма. Неоспоримым преимуществом выступает то, что должностное лицо заполняет установленный документ, экономя при этом время.
Безусловно, роль переписки в деловой сфере крайне велика. Нужно помнить, что при написании делового письма нужно руководствоваться следующими принципами:
- полнота и достоверность изложения;
- объективный характер предоставляемых сведений;
- краткость и лаконичность письма;
- отсутствие излишних рассуждений;
- серьезный тон изложения, отсутствие предвзятости, грубости и иронии;
- оперирование логическими средствами оценки ситуации;
- фактическое обоснование своей позиции.
Виды делового письма:
- Требующие ответа (просьба, обращение, предложение, запрос, требование)
- Не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные письма)
Этика делового письма
Неуважительный тон всегда ощущается вашим оппонентом. Послание такого рода формирует отрицательное отношение как к предмету разговора и автору письма. Профессионалы советуют большое внимание обращать на тон документа. Особенно это относится к написанию писем, содержащих отказ. Подробно уделим внимание этике делового письма на примере письма-отказа. Для начала, необходимо сформулировать причины отказа и обоснование своей позиции, и только потом перейти к констатации факта. Используйте следующие обороты: «Ваш запрос не может быть удовлетворен по причине…»; «К сожалению, мы вынуждены ответить отказом на Вашу просьбу»; «Глубоко сожалеем, но удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным».
Помните, что формулируя отказ, вы должны остерегаться потерять партнера или заказчика.
План ответа — отказа на письмо, содержащее просьбу или предложение:
- полное повторение просьбы или запроса (оппонент должен быть уверен, что вы полностью поняли условия и суть письма);
- причины, объясняющие отказ, а также подготавливающие адресата к отрицательному ответу;
- сам отказ в вежливой форме.
Язык делового письма
Владение техникой делового письма возможно при наличии специальных знаний и навыков, приобретенных в результате многолетнего опыта. Примите к сведению несколько советов специалистов:
- для объяснения предмета письма используйте простые слова, при этом не обедняйте язык, если общение затрагивает специализированные области, использование терминологии будет Вашим преимуществом;
- используйте больше глаголов, а не прилагательных, это поможет тексту быть динамичным и понятным;
- избегайте длинных предложений;
- переход от одной фразы к другой должен быть логическим и плавным;
- проверяйте письмо на слух;
- употребляйте минимум местоимений.
Оформление делового письма
При составлении делового письма принято использовать фирменные бланки с эмблемой и реквизитами фирмы, которые в обязательном порядке должны включать ее организационную форму, полное название, почтовый адрес, телефон, факс и банковские реквизиты.
Деловые письма пишутся на одной стороне листа с нумерацией арабскими цифрами. При написании соблюдаются все формальные правила, такие как отступ, красная строка, полуторный интервал и один вид и размер шрифта. Помните, что грамотно отформатированный текст всегда будет вашим преимуществом. Содержание документа — это главный признак успеха, но в той же степени важно его оформление, как внешнее выражение ваших мыслей, перенесенное на бумагу.
Письменная речь требует большого словарного запаса и умения логически соединять фразы и обосновывать свою позицию. Овладев техникой делового письма, вы наладите отношения с коллегами и партнерами, а также приобретете много новых знакомств и сможете возродить давние дружеские отношения.
