В данной статье делового этикета будут рассмотрены правила телефонных переговоров.
Если в ходе телефонного разговора были обсуждены и решены деловые вопросы, то, по правилам протокола, один из участников беседы должен составить ее подробную запись.
Если во время телефонных переговоров было достигнуто соглашение, нужно как можно скорее письменно подтвердить достигнутую договоренность. Помимо протокольного аспекта, незамедлительная отправка письма с записью беседы имеет и чисто практическое значение: устное соглашение легко нарушить, а не имея на руках письменного подтверждения, трудно впоследствии требовать от партнера выполнения взятых им обязательств.
П. Берд советует в книге «Обуздай свой телефон…»: «Сколько бы вам ни говорили «да» и как бы ни хвалили ваши предложения, но пока вы не имеете на руках официально подписанного документа, дело нельзя считать решенным. Поэтому очень важно уметь подвести в любом разговоре черту, сказав твердым голосом, не терпящим возражений: «Вот и прекрасно! Я пришлю вам соответствующее письмо за моей подписью». И немедленно попрощайтесь, давая понять, что разговор окончен. И сразу же после звонка займитесь письмом, чтобы у вашего партнера не нашлось предлога потянуть со временем или передумать. Действуйте стремительно, и у них не хватит духа повернуть вспять. Изложив на бумаге то, о чем вы вели речь во время телефонных переговоров в устной беседе, вы тем самым уже как бы придали больший вес письменному слову, ибо сказано: что написано пером… Текст, напечатанный на бумаге, смотрится не только более внушительно и официально, но и психологически действует на человека, как нечто незыблемое и постоянное, что трудно отменить или изменить».
