Сегодня специалисты, работающие с людьми и обучающие их «тайм-менеджменту», используют устройства и платформы, о которых можно было только мечтать 15 лет назад. Работают они в условиях, отдаленных от обычных и общеизвестных, и используют множество автоматизированных и современных систем для того, чтобы быть впереди своей отрасли. До свидания, скучные и серые офисы, привет, дистанционная работа!
Проблема классического тайм-менеджмента
Но не только у этих специалистов видоизменилась работа или её условия. Однако же традиционная программа обучения, которая представлена в современных условиях, об управлении временем, выглядит почти так же, как и всегда. «Тайм-менеджмент», в традиционном его понимании, предлагает нам начинать каждое утро с составления списка – те дела, которые необходимо сделать за день. Но как только вы проверите свою электронную почту, этот список уже можно считать устаревшим. Управление временем нам говорит: «Приоритет A, B, C.». Но в наши дни все кажется срочным и конкурирует за наивысший приоритет. Управление временем учит нас «закрывать дверь» перед маловажными задачами, чтобы сосредоточиться на важной работе, но часто голова у нас вообще может быть занята «третьими» проблемами. А давайте теперь ещё посмотрим, сколько необычной приманки в Интернете ждет нас буквально под рукой, стоит только седлать пару щелчков мышью. Так уже можно сказать, и двери никакой и нет. Независимо от того, какой «график» вы для себя составили, обычно его можно выкинуть из окна к 8:01 утра.
Проблема управления вниманием
Проблема заключается не столько в том, что мы отвлекаемся от работы, классический «тайм-менеджмент» как раз уже нас натаскал. Сейчас мы часто отвлекаемся от важной работы из-за другой работы. Сколько раз вы сидели над продумыванием, углублением задачи, для того чтобы внезапно отвлечься и утонуть во входящих письмах от клиентов или коллег? Работники офисов настолько перегружены поступающей информацией, что большую часть времени они проводят в «обороне», обрабатывая поступающую информацию в общем, но действуя без четкого понимания общей картины действий. Работа приходит с полдюжины мест одновременно, поэтому они быстро перегружаются, пытаясь всё охватить или запомнить. Темп безумный, с новым переключением каждые несколько минут, поэтому времени останавливаться и организовывать все это уже не остается. Методы «управления временем», которым их обучили в прошлом, терпят неудачу: слишком много стикеров на полях документов, документы чрезвычайно длинны, а их количество обычно только растет, отмеченные или отвеченные сообщения быстро опускаются ниже по списку и забываются…
По опыту исследований крупных опросных компаний, работающих с сотнями компаний и тысячами сотрудников, обнаружено, что большинство сотрудников-специалистов проводят свои дни в состоянии постоянного отвлечения внимания и переключения задач. Результатом становится постоянный стресс и бесконечная занятость, а не продуктивность. Больше четверти рабочего дня уходит на сторонние задачи, и только через два-три часа фактически возобновляется их основная работа.
Все это отвлечение внимания сказывается на качестве работы. Сотрудники, которые плохо управляют своим вниманием, постоянно находятся в реактивном режиме. Это не дает им времени на размышление, вдумчивое применение своего знания и опыта, чтобы делать ваш бизнес конкурентоспособным и инновационным – а ведь это те причины, по которым их наняли.
Новый подход к управлению продуктивностью
По правде говоря, теперь необходимо работать по-другому. Нужен новый вид обучения, чтобы любому сотруднику быть действительно эффективным. Компании должны предлагать обучение или повышение квалификации, которое позволит сотрудникам преодолеть эти новые проблемы. Этот новый тренинг должен состоять из трех компонентов:
- Ясность вокруг приоритетов роли задачи в бизнес-процессе, а не расставление конкретных приоритетов у задач.
- Навыки управления вниманием, а не навыки управления временем.
- Комплексная система управления рабочими процессами.
С запросами, поступающими со всех уровней внутри организации и из-за ее пределов, сотрудники легко могут быть активными весь день. Но, когда есть четкое понимание важности своей части работы в общем процессе, понимание направления движения компании, есть и ясность в отношении расставления приоритетов. Приоритеты в плане должны быть четким в том, что будет сочетаться с различными ролями работы и как каждая роль относится к миссии фирмы. Когда сотрудник обучен сосредоточиться на своем наиболее важном деле, легче фильтровать ненужный шум и предпринимать эффективные действия. Способность идентифицировать и увидеть большую картину (миссию компании и то, как их работа послужит этой миссии) дает маяк для сотрудника, который освещает важные и срочные аспекты. Спросите работника, как часто он чувствует, что расходует слишком уж много времени на работу в бизнесе, а не на бизнес? Это общая беда, которая поразила современный бизнес. Новые акценты смогут помочь уменьшить соблазн потратить длительное время на электронную почту и другие повседневные мелочи.
Обучение управлению ситуациями, а не временем, научит умению контролировать отвлекающие факторы, выполнять конкретную задачу для получения более качественного результата и постоянно привлекать к ней внимание по необходимости. Вот что должно быть частью нового «тайм-менеджмента» каждый день. Образование и осведомленность — большая часть этого обучения. Яркий пример: вы думаете, что многозадачность помогает сделать больше? А современные исследования показывают обратное. И привлечение внимания к непроизводительному поведению, например, постоянному реагированию, помогает работнику осознавать, что он отвлекся. Окружающая среда, созданная для поддержки однозадачности, фокусировки и целостности, также не позволяет укореняться отвлечению и рассеянию внимания. Всё это, особенно если исходит от руководства, защищает компанию и ее сотрудников от нездоровой и отвлекающей корпоративной культуры.
Наконец, навыки управления документооборотом не преподаются в школе, и в результате часто рабочее место превращается в хаос. Клейкие заметки, флаги в электронной почте, написание и просмотр бумажных списков и т. д. И дает всё это смешанные результата ты. Это приводит к снижению производительности компании. Грустный факт состоит в том, что шансы, что работник сами придумает эффективное решение этих проблем, — очень малы. Следование собственному календарному плану, чтобы выполнять самые важные проекты и при этом следовать бумажному списку с приоритетами «A, B, C», возможно, было достаточно в прошлом, но уже не соответствует требованиям современного рабочего места.
Сегодня сложность работы с знаниями требует проработки методологии документооборота, которая позволит быть преднамеренным, проактивным и продуманным. Основой полезной методологии управления документооборотом является способность легко и эффективно выполнять задачи и обязанности. Большинство сотрудников находятся под предельной загрузкой. И реально могут управляться только с тем, с чем непосредственно работают каждый день. Методология документооборота позволяет человеку контролировать свои действия, чувствовать себя менее рассеянными и испытывать меньше стресса. В дополнение к индивидуальным преимуществам производительности у персонала необходимо использовать комплексную систему управления рабочими процессами для организации:
простота в количественной оценке рабочих нагрузок, которая поможет в распределении людских ресурсов;
соответствующее распределение ресурсов обеспечит понимание проблем оборота информации в компании;
объективные взгляд на работу сотрудников и вознаграждение за заслуги в работе бизнеса;
точное описания должностных обязанностей, для привлечения конкретного специалиста в своей области;
документированная история компании, её цели и задачи, политика.
точные сроки выполнения проекта;
способность четко отслеживать прогресс в работе, который необходимо поддерживать и мотивировать.
В бизнесе сложно быть самым продуктивным и эффективным в этом мире бесконечных потоков информации, постоянно меняющихся рабочих местах. Но можно менять и модифицировать устаревшие концепции, такие, как «тайм-менеджмент», или отбрасывать их, для более современных идей о производительности, которые включают в себя управление вниманием и помогут сотрудникам восстановить контроль. Исследования показывают, что контроль внимания делает человека счастливым, а счастливый человек – более продуктивный работник.
